固定資産棚卸業務の効率化の方法について

今回はそんな疑問に応える記事です。

6年間の工場経理を経験した私が、実際に経験した固定資産棚卸の問題点をお伝えし、それに対する効率化の方法をお伝えしていきます。

なお、設備投資を用いての大規模な固定資産効率化ではなく、手動でできるレベルの効率化の方法を解説していますので、ご承知おきください。

固定資産棚卸とは？

そもそも「固定資産棚卸」とは何でしょうか？

固定資産棚卸とは、「固定資産台帳に登録されている固定資産が、実際に現場で適切に使われているかを確認する」業務のことです。

よって工場にある固定資産を全部確認することになりますので、かなりの時間・工数を要する作業となります。

固定資産棚卸の問題点とは？

私が経験した固定資産棚卸の問題点は下記の２点でした。

①固定資産台帳に載っているものと、現場にあるものが一致しているのかわからない
②固定資産台帳に載っているが、明らかに固定資産がない

まず①ですが、固定資産棚卸のときに実際に固定資産台帳を見ながら現場の方と回ってみると「台帳に載っている機械装置Aはこの固定資産のことです」と説明してくれました。

しかし、現場の方が言っていることが正しいと分かる根拠がありませんでした。

固定資産台帳には”機械装置A”と書いてありましたが、現場の方が機械装置Aと言っている固定資産には何も書いていないので言っていることが正しいのかわかりませんでした。

このときに行った固定資産棚卸は、”現場の方が言っていることが正しい”と、性善説に基づいた運用しかできていませんでした。

次に②は、固定資産台帳に記載のある固定資産が、現場に行っても見つからないケースです。

これは、固定資産台帳上での廃却処理をせず、現物の固定資産を廃却してしまったことで発生したことと思われます。

固定資産台帳と現物の固定資産は一致させるべきなので、良くないケースです。

私が行った固定資産棚卸業務の効率化の方法

上記の問題点の2点を踏まえて私が行った効率化の方法は下記の通りです。

①固定資産台帳に載っているものと、現場にあるものが一致するかわからない
→各現場ごとに固定資産棚卸用のマップを作成
②固定資産台帳に載っているが、明らかに固定資産がない
→すぐに台帳上の固定資産廃却処理手続きを実施

一つずつ解説していきます。

①は現場で比較的長く働いている方でさえも固定資産台帳に載っている固定資産が現場の固定資産のどれなのか、根拠を持って示せませんでした。

よって、固定資産棚卸用のマップを作成するようにしました。

マップの作成が完了後、固定資産にも番号を認識するためにシールを貼り、固定資産棚卸用マップと固定資産を照合していきます。

ただ困ったことがありました。

固定資産の中には高熱で使用するものもあるため、シールが貼れない固定資産があったことです。

そこで現場の方と協議を重ね、固定資産に直接打刻することで問題解決を図りました。

固定資産に直接打刻すれば今後もずっとその打刻が残るので、把握しやすくなりますよね。

次に②はすぐに固定資産の会計上の廃却処理手続きを進めました。

そうすることで固定資産台帳のものと現物の固定資産が一致して管理しやすくなります。

まとめ

今回は固定資産の効率化の方法についてご紹介しました。

①固定資産台帳に載っているものと、現場にあるものが一致するかわからない
→各現場ごとに固定資産棚卸用のマップを作成
②固定資産台帳に載っているが、明らかに固定資産がない
→すぐに台帳上の固定資産廃却処理手続きを実施

固定資産の管理はかなり大変なので、現場の方も管理を諦める傾向があるかもしれません。

しかし現場の方の協力が必要なので、日頃からよくコミュニケーションを取り、業務を円滑に進めていきましょう。

最後までお読み頂き、ありがとうございました。